La gestione completa di magazzini e degli archivi rappresenta un’attività impegnativa e costosa per le aziende. Per questo REAR si propone offrendo un servizio di massima efficienza in questo ambito, partendo dalla gestione delle scorte di magazzino all’archiviazione dei documenti fino all’informatizzazione degli archivi. REAR opera in piena autonomia organizzativa investendo in professionalità, tecnologia e spazi.
Archiviazione fisica
Alla base della piramide dei servizi di archiviazione
Il servizio di Gestione dell’archivio di deposito si colloca alla base della piramide dei servizi di archiviazione con prerogative specifiche, inerenti alla conservazione delle Uda (Unità di archiviazione).
In modalità di outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso tre fasi operative:
- analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del progetto operativo. Questa fase comprende sia la consulenza nell’analizzare le esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, sia la definizione di un modello operativo e di un’architettura tecnologica per la conservazione e la consultazione della documentazione: fisica, ottica, on line, ecc.
- la presa in carico dell’archivio che comincia dal prelievo della documentazione presso il cliente e prosegue con il trasporto fino al Centro di Archiviazione. Il materiale documentario viene ordinato, schedato, inscatolato ed infine stoccato su scaffalature idonee; per ogni Unità di archiviazione, avviene la relativa associazione alle coordinate logistiche, in base al posizionamento in magazzino.
- la consultazione dell’archivio è abilitata fino a cinque modalità di richiesta: per scatola, faldone, fascicolo, sottofascicolo e singolo documento. Le consultazioni sono evase in base alle procedure codificate di richiesta e di inoltro dei documenti, con la possibilità opzionale della scansione e dell’inoltro, per via telematica, dei documenti.
Archiviazione ottica
Per un più rapido accesso all’informazione e uno snellimento dei processi lavorativi
L’archiviazione ottica è finalizzata ad un più rapido accesso all’informazione e uno snellimento dei processi lavorativi. REAR è strutturata con un centro di acquisizione dotato di scanner professionali adatti alla digitalizzazione massiva dei diversi formati (A4, A3, A0, fascicolato, sfascicolato…), garantendo la massima qualità di risoluzione dell’immagine nel rispetto del supporto cartaceo (documentazione di notevole interesse). La procedura prevede un’accurata e approfondita analisi preliminare per definire i documenti cartacei che per tipologia, frequenza di consultazione e formato necessitano di tale tipo di lavorazione.
In particolare il servizio prevede:
- normalizzazione dei documenti attraverso l’apertura delle scatole/buste contenenti la documentazione, rimozione di attache, punti metallici, elastici o altro che impediscano un facile inserimento dei fogli nello scanner
- acquisizione documenti con annesso processo d’enhancement per il miglioramento della qualità delle immagini (despeckling, deskewing, etc)
- verifica delle immagini
- digitalizzazione delle immagini con i dati chiave che la identificano
- archiviazione su dispositivo ottico e/o su server
- rinormalizzazione in contenitori standard del fascicolo dopo la fase di scansione
- stampa in locale di immagini remote
- gestione procedure di accesso alle informazioni (sicurezza)
- integrazione con le procedure degli utenti
- nessun investimento in personale, hardware e software
- reporting on-line
Data entry
Caricamento della documentazione sul database aziendale
Tale servizio può essere svolto sia presso la sede di REAR (outsourcing) sia presso il cliente (insourcing) e prevede le seguenti fasi:
- analisi della documentazione
- individuazione delle informazioni rilevanti per il cliente
- estrapolazione e data entry delle informazioni
- eventuale creazione di database per il cliente
- caricamento su database
- eventuale attività di digitalizzazione delle pratiche e collegamento delle immagini al data base
Software di gestione documentale
Applicazione web per la gestione delle attività del servizio di outsourcing archivistico dei documenti
Il sistema di gestione archivi è un’applicazione interamente web-based che permette di gestire tutte le attività previste dal servizio di outsourcing archivistico dei documenti. Il sistema permette di accedere e consultare i documenti digitalizzati in modo rapido e puntuale grazie all’utilizzo di una semplice interfaccia web grafica e intuitiva.
Il sistema di gestione documentale DMS (Document Management System) permette una gestione completa di tutte le necessità del cliente, fornendo una piena tracciabilità del documento a partire dalla gestione fisica, nelle fasi di custodia e conservazione, fino al reperimento delle informazioni attraverso la gestione della copia elettronica. L’intero processo prevede la messa in opera di un sistema di gestione documentale dotato di una piattaforma innovativa capace di coordinare e verificare tutte le lavorazioni dei singoli procedimenti:
- presa in carico degli archivi
- catalogazione/inventariazione
- gestione logistica dei depositi
- gestione ed evasione delle richieste di movimentazione e di rientro
- digitalizzazione dei documenti
- gestione degli archivi digitali
- gestione della sicurezza e della riservatezza delle informazioni
- ricerca, consultazione e stampa dei documenti digitalizzati
- metadatazione dei documenti digitali
- firma digitale massiva dei documenti digitali
